GDPR

Frøsamlerne er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige at gemme.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Christina A. Jørgensen

Adresse: Højgårdsvej 3, 5853 Ørbæk

Foreningens CVR nummer: 30624572

Telefonnr.: 20619943

Mail: formand@froesamlerne.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

• Medlemsoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger: navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, opkrævningsmetode. Dato for hvornår medlemmet sidst er logget ind på sin medlemsprofil på hjemmesiden.

  • Medlemmer har mulighed for, på deres medlemsprofil at udfylde feltet: ”Din profiltekst til kortet:”. Man kan som medlem selv vælge om denne tekst skal være synlig for andre medlemmer på vores medlemskort, eller om den kun skal være synlig for sekretariatet eller både for sekretariatet og for koordinatorer.

  • Medlemmer har mulighed for, på deres medlemsprofil at udfylde feltet: ”Lidt om dig og dine interesser”. Kun sekretariatet kan se indholdet i dette felt.

  • Medlemmer har mulighed for, på deres medlemsprofil at udfylde feltet: ”Er der noget som du gerne vil hjælpe foreningen med?” Kun sekretariatet kan se indholdet i dette felt.

• Oplysninger om koordinatorer, overkoordinatorer og adoptanter:

  • Et medlem som er tildelt rettigheder til at være overkoordinator kan registre hvilke medlemmer der er koordinatorer.

  • Et medlem som er tildelt rettigheder til at være koordinatoren for en sort kan registre hvilke medlemmer der er adoptanter for sorten, samt hvilke år medlemmet har dyrket sorten.

  • Kun koordinatoren og overkoordinatorer samt medlemmer som har tildelt rollen ”administrator” kan se hvilke medlemmer som er registrerede som adoptanter og for hvilke sorter de er adoptanter samt hvilke år sorterne er blevet dyrket.

  • Så længe et medlem er registreres som adoptant vil medlemmets navn samt medlemmets medlemsnummer være tilgængeligt for koordinatoren, overkoordinatorer og administratorer. Når data om adoptanter gemmes er det både medlemsnummeret og medlemmets navn som gemmes. Ved permanent sletning af persondata for et udmeldt medlem i vores medlemsadministrationssystem forbliver medlemsnummeret og medlemmets navn i vores sortsdatabase. Dette fordi man som adoptant har påtaget sig et bevaringsarbejde med materiale som man som adoptant muligvis er den eneste person i verden som ejer. Af denne grund er det for Frøsamlerne nødvendigt at en koordinator eller en overkoordinator skal kunne kontakte en person som ikke længere er medlem for at undersøge om denne person stadig er i besiddelse af sorten. En person som melder sig ud af foreningen og som har været adoptant har dog altid retten til at få sin persondata slettet. Ved en sletning af persondata for et udmeldt medlem forbliver medlemsnummeret (medlemsid) i vores sortsdatabase samt oplysninger om hvornår en sort er blevet dyrket, men det er ikke muligt at spore hvem medlemsnummeret har tilhørt.

• Oplysninger om medlemmer som udbyder frø til frølisten:

  • Medlemmer har mulighed for at registrere hvilke sorter medlemmet ønsker at udbyde på frølisten. Medlemmet kan selv framelde registreringen.

  • Alle andre medlemmer, som er logget ind, kan se hvilke medlemmer som udbyder en sort (man kan se navn og e-mailadresse)

  • Når et medlem ikke længere er registreret som udbyder af en sort så kan hverken administratorer, overkoordinatorer eller koordinatorer se denne data.

  • Når data om udbydere af frø registreres er det både medlemsnummeret og medlemmets navn som registreres. Ved permanent sletning af persondata for et udmeldt medlem i vores medlemsadministrationssystem forbliver medlemsnummeret og medlemmets navn i vores sortsdatabase. Ligeledes vil medlemmets navn og kontaktoplysninger også stadig figurere på gamle frølister i .pdf format som vil være tilgængeligt som ”historisk” materiale på Frøsamlernes hjemmeside for medlemmer. Dette fordi man som udbyder af en sort gennem handel og dyrkning af sorten har hjulpet Foreningen med et bevaringsarbejde. Hvis en sort på et tidspunkt forsvinder fra markedet er det hensigtsmæssigt at en overkoordinator eller administrator skal kunne kontakte en person som ikke længere er medlem for at undersøge om denne person stadig er i besiddelse af sorten. En person som melder sig ud af foreningen og som har været adoptant har dog altid retten til at få sin persondata slettet. Ved en sletning af persondata for et udmeldt medlem forbliver medlemsnummeret (medlemsid) i Frøsamlernes sortsdatabase samt oplysninger om hvornår en sort er blevet dyrket, men det er ikke muligt at spore hvem medlemsnummeret har tilhørt.

  • Hvis data om adoptanter gemmes er det kun medlemsnummeret som gemmes. Ved permanent sletning af persondata for et udmeldt medlem forbliver medlemsnummeret i vores system, men det er ikke muligt at spore hvem medlemsnummeret har tilhørt.

• Donorer (medlemmer eller personer som donerer en sort til Frøsamlerne)

  • I forbindelse med donationer indsamler Frøsamlerne sortens historie. Denne historie kan også indeholde informationer om den person eller familie som har dyrket og bevaret sorten gennem nogen gange flere generationer.

  • Donorens navn og eventuelle donerdetaljer (f.eks. kontaktoplysninger) og sortens historie registreres i foreningens database.

  • Donoren skal give samtykke til at donors navn, eventuelle donordataljer og sortens historien indtastes i databasen. Kun historien gøres offentlig tilgængelig. Donorens navn og donordetaljer er kun tilgængelige for medlemmer som har tildelt rollen ”overkoordinator” eller ”administrator”.

Oplysningerne opbevares i hhv. vores:

1. medlemsadministrationssystem som administreres af Foreninglet ApS, CVR: 35827676. https://web.foreninglet.dk/?page_id=39

2. medlemsdatabase på vores hjemmeside som jævnligt automatisk synkroniseres med vores medlemsadministrationssystem og som ligger på et webhotel der administreres af Ekvator ApS, CVR: 25938496, https://www.e-kvator.com/gdpr

3. Sortsdatabase, som ligger på et webhotel der administreres af Ekvator ApS, CVR: 25938496, https://www.e-kvator.com/gdpr

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi indsamler oplysninger som medlemmer selv har givet enten ved indmeldelsen, ved indtastning i databasen (som udbyder af frø eller som adoptant) eller ved at et medlem som er udbyder eller adoptant har givet information til en koordinator eller overkoordinator.

Vi indsamler oplysninger fra donorer som donerer en sort til foreningen.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse af møder. Samt foreningens bevaringsarbejde, herunder udbud af frø til andre medlemmer på frølisten til adoptionsprogrammet hvor koordinatorer og overkoordinatorer skal kunne komme i kontakt med adoptanter.

• Administration af medlemmes relation til Frøsamlerne

• Administration og sikring af Frøsamlernes bevaringsarbejde

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• i forbindelse med arrangering af medlemsmøder, herunder fælleskørsel.

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling .

• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til andre end de ovennævnte medlemstyper (andre medlemmer som er logget ind på hjemmesiden på deres brugerprofil, koordinatorer, overkoordinatorer og administratorer. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Frøsamlerne vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør:

• Da foreningens formål er at bevare plantegenetiske ressourcer og medlemmerne, især adoptanter af sorter og medlemmer som udbyder sorter på frølisten spiller en central og altafgørende rolle i dette arbejde er det nødvendigt at koordinatorer og overkoordinatorer kan komme i kontakt med en person som har været medlem af foreningen og har været adoptant eller udbyder – også efter at denne person ikke længere er medlem af foreningen . Af denne grund har vi på nuværende tidspunkt indstillet vores medlemsadministrationssystem til at gemme dine almindelige medlemsoplysninger i 10 år efter din udmeldelse af foreningen. Efter 10 år slettes persondata automatisk. 

• Navn og medlemsnummer for medlemmer som har været adoptanter eller som har udbudt frø på foreningens frøliste forbliver på nuværende tidspunkt i sortsdatabasen, også efter permanent sletning af persondataoplysninger i medlemsdatabasen. Af grunde nævnt ovenfor slettes navne kun fra sortsdatabasen efter udmeldelse ved henvendelse til Frøsamlerne.

• Et medlem kan altid kontakte foreningen ved udmeldelse og bede om at få slettet alle persondata.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.