GDPR
Frøsamlerne er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine
personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Gennemgående for vores databehandling
er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud
fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun
personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af
de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke
længere er nødvendige at gemme.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Christina A. Jørgensen
Adresse: Højgårdsvej 3, 5853 Ørbæk
Foreningens CVR nummer: 30624572
Telefonnr.: 20619943
Mail: formand@froesamlerne.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
-
Medlemsoplysninger:
-
Registrerings- og kontaktoplysninger: navn,
adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse,
opkrævningsmetode. Dato for hvornår medlemmet sidst er logget ind
på sin medlemsprofil på hjemmesiden.
-
Medlemmer har mulighed for, på deres
medlemsprofil at udfylde feltet: ”Din profiltekst til kortet:”.
Man kan som medlem selv vælge om denne tekst skal være synlig for
andre medlemmer på vores medlemskort, eller om den kun skal være
synlig for sekretariatet eller både for sekretariatet og for
koordinatorer.
-
Medlemmer har mulighed for, på deres
medlemsprofil at udfylde feltet: ”Lidt om dig og dine
interesser”. Kun sekretariatet kan se indholdet i dette felt.
-
Medlemmer har mulighed for, på deres
medlemsprofil at udfylde feltet: ”Er der noget som du gerne vil
hjælpe foreningen med?” Kun sekretariatet kan se indholdet i
dette felt.
-
Oplysninger om koordinatorer,
overkoordinatorer og adoptanter:
-
Et medlem som er tildelt
rettigheder til at være overkoordinator kan registre hvilke
medlemmer der er koordinatorer.
-
Et medlem som er tildelt rettigheder til at være
koordinatoren for en sort kan registre hvilke medlemmer der er
adoptanter for sorten, samt hvilke år medlemmet har dyrket sorten.
-
Kun koordinatoren og overkoordinatorer samt medlemmer som
har tildelt rollen ”administrator” kan se hvilke medlemmer som
er registrerede som adoptanter og for hvilke sorter de er
adoptanter samt hvilke år sorterne er blevet dyrket.
-
Så længe et medlem er registreres som adoptant vil
medlemmets navn samt medlemmets medlemsnummer være tilgængeligt
for koordinatoren, overkoordinatorer og administratorer. Når data
om adoptanter gemmes er det både medlemsnummeret og medlemmets
navn som gemmes. Ved permanent sletning af persondata for et
udmeldt medlem i vores medlemsadministrationssystem forbliver
medlemsnummeret og medlemmets navn i vores sortsdatabase. Dette
fordi man som adoptant har påtaget sig et bevaringsarbejde med
materiale som man som adoptant muligvis er den eneste person i
verden som ejer. Af denne grund er det for Frøsamlerne nødvendigt
at en koordinator eller en overkoordinator skal kunne kontakte en
person som ikke længere er medlem for at undersøge om denne
person stadig er i besiddelse af sorten. En person som melder sig
ud af foreningen og som har været adoptant har dog altid retten
til at få sin persondata slettet. Ved en sletning af
persondata for et udmeldt medlem forbliver medlemsnummeret
(medlemsid) i vores sortsdatabase samt oplysninger om hvornår en
sort er blevet dyrket, men det er ikke muligt at spore hvem
medlemsnummeret har tilhørt.
-
Oplysninger om medlemmer som udbyder frø til frølisten:
-
Medlemmer har mulighed for at registrere hvilke
sorter medlemmet ønsker at udbyde på frølisten. Medlemmet kan
selv framelde registreringen.
-
Alle andre medlemmer, som er logget ind, kan se
hvilke medlemmer som udbyder en sort (man kan se navn og
e-mailadresse)
-
Når et medlem ikke længere er registreret som
udbyder af en sort så kan hverken administratorer,
overkoordinatorer eller koordinatorer se denne data.
-
Når data om udbydere af frø registreres er
det både medlemsnummeret og medlemmets navn som registreres. Ved
permanent sletning af persondata for et udmeldt medlem i vores
medlemsadministrationssystem forbliver medlemsnummeret og
medlemmets navn i vores sortsdatabase. Ligeledes vil medlemmets
navn og kontaktoplysninger også stadig figurere på gamle
frølister i .pdf format som vil være tilgængeligt som
”historisk” materiale på Frøsamlernes hjemmeside for
medlemmer. Dette fordi man som udbyder af en sort gennem handel og
dyrkning af sorten har hjulpet Foreningen med et bevaringsarbejde.
Hvis en sort på et tidspunkt forsvinder fra markedet er det
hensigtsmæssigt at en overkoordinator eller administrator skal
kunne kontakte en person som ikke længere er medlem for at
undersøge om denne person stadig er i besiddelse af sorten. En
person som melder sig ud af foreningen og som har været adoptant
har dog altid retten til at få sin persondata slettet. Ved en
sletning af persondata for et udmeldt medlem forbliver
medlemsnummeret (medlemsid) i Frøsamlernes sortsdatabase samt
oplysninger om hvornår en sort er blevet dyrket, men det er ikke
muligt at spore hvem medlemsnummeret har tilhørt.
-
Hvis data om adoptanter gemmes er det kun
medlemsnummeret som gemmes. Ved permanent sletning af persondata
for et udmeldt medlem forbliver medlemsnummeret i vores system, men
det er ikke muligt at spore hvem medlemsnummeret har tilhørt.
-
Donorer (medlemmer eller personer som donerer en
sort til Frøsamlerne)
-
I forbindelse med donationer indsamler
Frøsamlerne sortens historie. Denne historie kan også indeholde
informationer om den person eller familie som har dyrket og bevaret
sorten gennem nogen gange flere generationer.
-
Donorens navn og eventuelle donerdetaljer
(f.eks. kontaktoplysninger) og sortens historie registreres i
foreningens database.
-
Donoren skal give samtykke til at donors navn,
eventuelle donordataljer og sortens historien indtastes i
databasen. Kun historien gøres offentlig tilgængelig. Donorens
navn og donordetaljer er kun tilgængelige for medlemmer som har
tildelt rollen ”overkoordinator” eller ”administrator”.
Oplysningerne opbevares i hhv. vores:
-
medlemsadministrationssystem som administreres af Foreninglet
ApS, CVR: 35827676. https://web.foreninglet.dk/?page_id=39
-
medlemsdatabase på vores hjemmeside som jævnligt automatisk
synkroniseres med vores medlemsadministrationssystem og som ligger
på et webhotel der administreres af Ekvator ApS, CVR: 25938496,
https://www.e-kvator.com/gdpr
-
Sortsdatabase, som ligger på et webhotel der administreres
af Ekvator ApS, CVR: 25938496, https://www.e-kvator.com/gdpr
Her indsamler vi oplysninger fra
Vi indsamler oplysninger som medlemmer selv har givet enten ved
indmeldelsen, ved indtastning i databasen (som udbyder af frø eller
som adoptant) eller ved at et medlem som er udbyder eller adoptant
har givet information til en koordinator eller overkoordinator.
Vi indsamler oplysninger fra donorer som donerer en sort til
foreningen.
Foreningens formål med behandling af dine
personoplysninger
-
Foreningens medlemshåndtering,
herunder kontingentopkrævning
-
Som led i foreningens aktiviteter,
herunder planlægning, gennemførelse af møder. Samt foreningens
bevaringsarbejde, herunder udbud af frø til andre medlemmer på
frølisten til adoptionsprogrammet hvor koordinatorer og
overkoordinatorer skal kunne komme i kontakt med adoptanter.
-
Administration af medlemmes relation til Frøsamlerne
-
Administration og sikring af Frøsamlernes bevaringsarbejde
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime
interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af
interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være
motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
-
i forbindelse med arrangering af
medlemsmøder, herunder fælleskørsel.
-
Håndtering af dine
medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i
forhold til generalforsamling .
-
Opfyldelse af medlemspligter,
herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
-
Af praktiske og administrative
hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en
periode efter din udmeldelse af foreningen
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig
på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun
dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at
behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet
ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give
samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os
besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til andre end de ovennævnte
medlemstyper (andre medlemmer som er logget ind på hjemmesiden på
deres brugerprofil, koordinatorer, overkoordinatorer og
administratorer.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Frøsamlerne vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra
medlemskabets ophør:
-
Da foreningens formål er at bevare plantegenetiske
ressourcer og medlemmerne, især adoptanter af sorter og medlemmer
som udbyder sorter på frølisten spiller en central og altafgørende
rolle i dette arbejde er det nødvendigt at koordinatorer og
overkoordinatorer kan komme i kontakt med en person som har været
medlem af foreningen og har været adoptant eller udbyder – også
efter at denne person ikke længere er medlem af foreningen . Af denne grund har vi på nuværende tidspunkt
indstillet vores medlemsadministrationssystem til at gemme dine
almindelige medlemsoplysninger i 10 år efter din udmeldelse af
foreningen. Efter 10 år slettes persondata automatisk.
-
Navn og medlemsnummer for medlemmer som har været adoptanter
eller som har udbudt frø på foreningens frøliste forbliver på
nuværende tidspunkt i sortsdatabasen, også efter permanent
sletning af persondataoplysninger i medlemsdatabasen. Af grunde
nævnt ovenfor slettes navne kun fra sortsdatabasen efter udmeldelse
ved henvendelse til Frøsamlerne.
-
Et medlem kan altid kontakte foreningen ved udmeldelse og
bede om at få slettet alle persondata.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter
persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
-
Retten til at blive oplyst om
behandlingen af data
-
Retten til indsigt i egne
personoplysninger
-
Retten til berigtigelse
-
Retten til sletning
-
Retten til begrænsning af
behandling
-
Retten til dataportabilitet
(udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
-
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse
mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores
kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet
eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om
betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller
sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en
databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.